Die cloudbasierte Bürosoftware-Suite „Microsoft 365“ bietet Unternehmen viele Vorteile. Allem voran eine sichere orts- und geräteunabhängige Plattform für die digitale Zusammenarbeit mit hoher Datensicherheit. Zudem gibt es für fast alle Geschäftsbereiche leistungsstarke Office-Tools, die das professionelle Arbeiten erleichtern und dadurch helfen, die Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu erhöhen. Durch das Auslagern von Server- und Netzwerkkomponenten in die Cloud profitieren Geschäftskunden außerdem von einer geringeren IT-Komplexität. Das Miet-Abonnement-System wiederum erhöht die Flexibilität und spart Kosten.

In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile und Nachteile Microsoft 365 für Ihr Unternehmen bringt – und ob sich das Mieten statt Kaufen auch für Sie lohnt.

Inhaltsverzeichnis

Marktanteile bei Bürosoftware in Deutschland: Microsoft 365 ist klar die Nummer 1

Im Bereich der Bürosoftware hat der Redmonder IT-Gigant Microsoft eindeutig die Nase vorn. Laut einer umfangreichen Studie der Nielsen Company nutzen 85 % der deutschen Unternehmen die Office-Software von Microsoft (Microsoft Office oder Microsoft 365). Google Docs hat hierzulande einen Marktanteil von 9 %. Libre Office, Apple iWork und Andere sogar nur von jeweils 2 %.

Daher sind die Dateiformate der Office-Tools (zum Beispiel *.docx in Word, *.xlsx in Excel und *.pptx in PowerPoint) auch die mit Abstand am weitesten verbreiteten Dateiformate in der Geschäftswelt.
Sie sind damit quasi der Goldstandard und werden daher auch von den meisten anderen alternativen Konkurrenzprogrammen unterstützt.
Da das Öffnen und Konvertieren in Fremdformaten jedoch immer zu Darstellungsfehlern und Problemen führen kann, mag es natürlich vorteilhaft sein, wenn man gleich, wie 85 % der übrigen Arbeitswelt auch, Microsoft 365 nutzt und damit mögliche Konvertierungsprobleme vermeidet.

Marktanteile Office Software — Meistgenutzte Office-Software von Büromitarbeitern in Unternehmen in Deutschland im Jahr 2020 (Quelle: statista.com)

Versions-Vergleich: Welche Vorteile bietet Microsoft 365 vs. Office 365 vs. Microsoft Office?

Microsoft Office:	Office 365:	Microsoft 365:
Das ist das ursprüngliche und älteste Bürosoftware-Paket, das von Bill Gates und Paul Allen erstmals 1989 herausgegeben wurde. Dieses Office-Paket enthält die wichtigsten Office-Tools (wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher und OneNote), die man „On-Premises“ lokal auf dem eigenen Desktop-Computer (Mac, Windows-PC) installieren und nutzen kann.	Dieser cloudbasierte Abonnement-Service ist seit 2011 verfügbar und beinhaltet die ursprünglichen Office-Tools (je nach Lizenzmodell entweder nur als Webanwendungen oder zusätzlich auch als Desktop-Apps) und wurde um einige weitere neue, Cloud-gestützte Tools ergänzt. Zum Beispiel OneDrive, SharePoint, Teams, Exchange Online, Project, Planner, Visio etc.	Das ist quasi der Nachfolger von Office 365, nur unter einem neuen Label. Microsoft hat sich im April 2020 zu diesem Namenswechsel* entschieden und das damit begründet, dass der neue Name die Funktionsvielfalt und die Vorteile der Cloud-gestützten Bürosoftware-Suite im Vergleich zu dem klassischen Desktop-Paket „Microsoft Office“ besser widerspiegeln würde.

* Hinweis: Die Namensänderung von „Office 365“ in „Microsoft 365“ gilt bislang aber nur für die Lizenz-Pläne im Privatkunden- und Business-Bereich . Die Pläne im Enterprise-Segment heißen nach wie vor „Office 365“, sollen aber sukzessive ebenfalls durch die neue Bezeichnung Microsoft 365 ersetzt werden.

Versionsvergleich Microsoft Office vs. Microsoft 365 (ehemals Office 365)

Was bietet Microsoft 365 alles an Funktionen und Features für die Geschäftskunden?

Microsoft 365 ist eine Cloud-basierte Bürosoftware-Lösung, die Unternehmen und Organisationen eine Reihe wichtiger Funktionen und Tools bietet, die weit über die ursprünglichen Office-Anwendungen hinausgehen. Dazu gehören zum Beispiel Plattformen und Tools für Online-Meetings, Gruppen-Chats, die ortsunabhängige Zusammenarbeit, den mobilen Zugriff, Websites, Intranets, Workflows, Formulare, Cloud-Speicher, Datenanalyse, Datenvisualisierung, Projektmanagement, Geschäftsprozessautomatisierung, benutzerdefinierte Anwendungen und vieles mehr. Welche Features alles konkret in welchen Microsoft 365-Plänen enthalten sind, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Die Microsoft 365 Preise und Pläne im Vergleich“.

Alle Vorteile der Cloud-gestützten Bürosoftware-Suite „Microsoft 365“ auf einen Blick:

Hier zunächst die wichtigsten Vorteile von Microsoft 365 für Geschäftskunden in der Übersicht – die Nachteile folgen im Anschluss an diese Tabelle.

Feature:	Vorteil:	Erklärung:
SaaS (Software as a Service):	Mieten statt Kaufen ist flexibler, spart Geld und reduziert den Arbeitsaufwand	Microsoft 365 wird in einem „Software as a Service“ (SaaS) Abonnement angeboten. Wird also flexibel über ein Monats- bzw. Jahresabonnement gemietet. Dabei werden den Kunden automatisch immer die aktuellsten Versionen bereitgestellt. Das heißt, die Unternehmenskunden müssen sich nicht mehr regelmäßig nach Ablaufen des Supports neue App-Versionen kaufen und auf allen Geräten aktualisieren. Die Software-Bausteine können zudem modular nach Bedarf bezogen werden und lassen sich flexibel skalieren. Neue Arbeitsplätze lassen sich so bedarfsgerecht hinzubuchen und genauso leicht auch wieder deaktivieren. Das macht z.B. auch die Einbindung von externen Arbeitskräften mit individuellen Zugriffsregeln deutlich einfacher. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen die Abo-Kosten für Microsoft 365 vollständig und nicht nur prozentual von der Steuer absetzen können.
IaaS (Infrastructure as a Service):	Den Serverpark einfacher und kostengünstiger in die Cloud auslagern, statt selbst zu kaufen und aufwendig zu warten	Das Abo-Miet-System beschränkt sich nicht nur auf die Software-Anwendungen, sondern umfasst auch weite Teile der IT-Infrastruktur (Infrastructure as a Service; IaaS). Geschäftskunden erhalten dadurch die Möglichkeit, fast ihre gesamte IT-Infrastruktur (Server, Netzwerkkomponenten etc.) in die Microsoft-Cloud auszulagern und dadurch lediglich anzumieten, anstatt selbst kaufen zu müssen. Das erspart die teure Anschaffung der Hardware, die Installation der dafür benötigten Software sowie die kontinuierliche Wartung und Betreuung der Systeme. Damit ersparen sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen die hohen Investitionen in Anschaffung, Betreuung, Wartung und Erneuerung eines eigenen Serverparks und entsprechender Serverdienste (Hardware, Software, Storage, Netzwerkkomponenten und Personal).
Software-Suite mit über 20 Business-Tools:	Leistungsstarke Apps und Tools für fast alle Geschäftsfelder und Business-Bereiche	Microsoft 365 enthält derzeit bis zu 24 verschiedene Anwendungen (abhängig vom Lizenz-Plan). Das umfasst so unterschiedliche Business-Bereiche wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, E-Mail, Sprach- und Kommunikationslösungen, Notizen, Aufgaben- und Projektmanagement, Ressourcenplanung, Desktop-Publishing, Datenbank-Management, Cloud-Speicher, Teamwebsites, Sicherheits- und Compliance-Lösungen, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Datenverschlüsselung, Geräteverwaltung und Bedrohungsschutz, Business Intelligence-, Analyse- und weitere KI-Lösungen. Tipp: In unserem Video-Tutorial unten erklären wir Ihnen alle Microsoft 365-Apps in unter 10 Minuten!
Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten:	Für eine dezentrale Zusammenarbeit sowie den mobilen Zugriff auf die Unternehmensdaten und Dateien	Ein weiterer Vorteil von Microsoft 365 ist das orts- und geräteunabhängige Arbeiten mit beliebigen Endgeräten Ihrer Wahl. Die Echtzeit-Synchronisierung zwischen PC, Mac, Smartphone, iPhone, iPad und Tablet macht dies möglich. Das ist besonders praktisch für mobile Einsätze beim Kunden vor Ort, auf Geschäftsreisen, für die die Anbindung von Home-Office-Arbeitsplätzen oder die Zusammenarbeit in dezentral verteilten Teams.
Papierloses Büro:	Kostensparend, umweltschonend und mit großem Automatisierungspotenzial	Die digitale Transformation mit der Microsoft 365-Suite bietet den weiteren Vorteil eines papierlosen Büros. Also die Umstellung von bislang papierbasierten Prozessen und Dokumenten auf elektronische und digitalgestützte Verfahren. Ein papierloses Büro reduziert die Kosten, bietet neue Möglichkeit bei der Prozessoptimierung und Automatisierung, steigert die Produktivität und Effizienz, schont die Umwelt und erhöht die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes.
„Copilot für Microsoft 365“, einer der fortschrittlichsten KI-Assistenten:	Zeitraubende Routinearbeiten erheblich schneller und bequemer mittels Künstlicher Intelligenz erledigen lassen	Der neue KI-Assistent „Copilot für Microsoft 365“ (auf Basis von ChatGPT von OpenAI) ist ein intelligenter Helfer für die meisten Office-Anwendungen, allen voran in Teams, Outlook, Word, Excel, OneNote und PowerPoint. Er bietet Ihnen automatisierte Verbesserungsvorschläge, erstellt auf Anweisung hin neue Texte oder fasst bestehende Texte prägnant zusammen, führt Tabellenkalkulationen durch, erstellt hochwertige Präsentationen und liefert Anleitungen, Tipps und Informationen für Ihre Dokumente und Dateien. Mehr Infos zu den Vorteilen lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Microsoft 365 Copilot: Alle Funktionen des KI-Assistent (inklusive Praxisbeispiele und Video)“.
Kommunikations- und Kollaborationsplattform Teams:	Die leistungsstarke Teams-Plattform bündelt die gesamte interne Kommunikation und Zusammenarbeit an einem zentralen Ort	Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft 365 und damit innerhalb von Unternehmen. Die Teams-Anwendung ermöglicht Chat-, Sprach- und Videokonferenzen sowie die Integration vieler weiterer Tools von Microsoft 365 und Drittanbietern unter einer gemeinsamen Bedienoberfläche. Das macht Teams zu einem sehr leistungsstarken Tool, mit dem effizienter und produktiver von überall aus zusammengearbeitet werden kann. Mehr Details hierzu liefert unser Büro-Kaizen-Beitrag → „Microsoft Teams: Aufbau und Funktionen im Überblick“.
Garantierte IT-Sicherheit:	Finanziell abgesicherte Ausfallsicherheit von 99,9%	Alle Microsoft 365-Daten werden mit einem umfassenden Risikomanagement, automatischen Updates und mehrfacher Datensicherung gesichert und geschützt. Damit garantiert Microsoft den Unternehmen eine (finanziell abgesicherte) extrem hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von 99,9% – das ist wesentlich sicherer, als die meisten Unternehmen mit ihren eigenen Servern bewerkstelligen können. Und auch beim Thema Datenschutz sichert Microsoft seinen Geschäftskunden grundsätzlich eine DSGVO-Konformität zu.

Microsoft 365 Vorteile — Microsoft 365: Alle Vorteile und Nachteile der führenden Bürosoftware für Unternehmen im Überblick

Die größten Nachteile von Microsoft 365: Internetabhängigkeit, Kompatibilität & Lock-in

Schlechte Internetverbindung beeinträchtigt die Cloud-Funktionen der MS 365-Suite

Schlechte Internetverbindung: Bitte hier aufklappen

Als reine Cloudlösung funktioniert die Microsoft 365-Suite nur bei einer stabilen Internetverbindung. Wenn Sie an einem Standort (zum Beispiel im ländlichen Raum oder mobil unterwegs) also kein gutes Netz haben, können Sie dementsprechend auch nur langsamer mit den Microsoft 365 Web-Anwendungen arbeiten. Am besten vermeiden Sie dieses Problem durch eine hybride Installation.

Denn während beispielsweise das Lizenzpaket „Microsoft 365 Basic“ nur die Web-Anwendungen der Office-Tools enthält und daher nur bei einer bestehenden Internetverbindung genutzt werden kann, stehen in den meisten anderen Lizenzpaketen auch „On-Premises“-Versionen für die meisten Apps zum Herunterladen und lokalen Installieren auf dem Computer zur Verfügung.
Bei einer solchen hybriden Installation können die Programme (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint) auch komplett offline genutzt werden.
Microsofts Hybridcloudspeicher OneDrive bietet zudem den großen Vorteil, dass die Daten aus dem Cloudspeicher auch lokal auf dem Rechner gespiegelt und gespeichert werden können. So lassen sich die Dateien auch jederzeit offline bearbeiten. Sobald dann wieder eine gute Internetverbindung besteht, werden die geänderten Daten automatische synchronisiert (siehe hierzu unser Büro-Kaizen-Beitrag → „OneDrive richtig synchronisieren“.

Die automatischen Updates können zu Inkompatibilitäten führen

Automatische Updates: Bitte hier aufklappen

Die Microsoft 365-Anwendungen werden laufend aktualisiert, so dass Sie immer stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Das kann aber nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile mit sich bringen, wenn zum Beispiel die neuesten Anwendungen auf einmal nicht mehr mit anderen Programmen (z.B. DATEV) oder Hardware (z.B. Drucker) kompatibel sind. Das kommt aber mittlerweile nur noch selten vor und wenn, dann vor allem bei veralteten Geräten und Produkten.

Der „Vendor Lock-in“ Effekt: Einmal Microsoft 365, immer Microsoft 365?

Der „Vendor Lock-in“ Effekt: Bitte hier aufklappen

Der sogenannte „Vendor Lock-in“ Effekt ist eine gängige Beschreibung dafür, wenn Geräte- oder Software-Hersteller ihre Produkte so designen, dass ein Wechsel auf alternative Konkurrenzprodukte erschwert wird. Natürlich können Unternehmen alle ihre Daten und Dateien wieder aus der Microsoft 365-Suite in andere Systeme migrieren. Allerdings nicht immer ganz einfach und es gibt auch nicht immer kompatible Zielprodukte als Ersatz (z.B. für Teams). Bei den Office-Apps handelt es sich zudem auch um proprietäre, von Microsoft entwickelte Anwendung, deren Betriebsgeheimnisse der Öffentlichkeit nicht bekannt sind. Das erschwert das Entwickeln von Drittanbieter-Tools, um einen Anbieter-Wechsel weiter zu vereinfachen.

Eine grundsätzliche Lösung, um sich von der Herstellerabhängigkeit zu lösen, wird aktuell von der deutschen Bundesregierung entwickelt. Denn die Bundesregierung musste allein für alle ihre Beschäftigten im Bundesbereich (z.B. Bundesministerien, Bundesgerichte, Sicherheitsbehörden des Bundes und Finanzverwaltung) im Jahr 2023 insgesamt rund 197,7 Mio. Euro an Abonnement-Gebühren für Microsoft 365 bezahlen.
Um die Bundes-IT und öffentliche Verwaltung von einzelnen Herstellern und Anbietern unabhängiger zu machen, wurde 2022 das „Zentrum für digitale Souveränität “ (ZenDiS) gegründet. Dessen Aufgabe ist der Ausbau von Open-Source-Alternativen. Denn bei quelloffener Software ist nachvollziehbar, was wann wo wie bearbeitet und gespeichert wird. Das garantiert privacy bei design und security by design und ermöglicht zudem einen einfachen Wechsel zwischen verschiedenen IT-Anbietern.
Dementsprechend entwickelt das ZenDiS in dem Projekt „openDesk“ (ehemals „Souveräner Arbeitsplatz“) eine vollwertige und vertrauenswürdige Alternative zu der Microsoft 365-Suite. Dafür werden bereits bestehende Open-Source-Lösungen modular in der neuen Anwendung gebündelt.
Die Bürosoftware-Suite „openDesk“ soll noch 2025 einsatzfähig werden und dann nicht nur Ämtern und Behörden, sondern allen Interessierten zur Verfügung stehen. Eine erste Version der Verwaltungs-Software-Suite gibt es auf der ZenDiS-Plattform „Open CoDE“ bereits zum Ausprobieren. Nun soll sie auch noch offlinefähig und für Mobilgeräte verfügbar gemacht werden.

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